(9) A prospeção de textos e dados pode ser igualmente realizada em relação aos factos em si ou aos dados que não estão protegidos por direitos de autor e, nesses casos, não é necessária qualquer autorização ao abrigo do direito em matéria de direitos de autor.
Pode também haver casos de prospeção de textos e dados que não envolvam atos de reprodução ou em que as reproduções se encontrem abrangidas pela exceção obrigatória sobre os atos de reprodução temporária prevista no artigo 5.o, n.o 1, da Diretiva 2001/29/CE, que deverá continuar a ser aplicada às técnicas de prospeção de textos e dados que não impliquem fazer cópias dos materiais para além do âmbito desta exceção.
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(27) Os Estados-Membros deverão, por conseguinte, ser obrigados a prever uma exceção, a fim de permitir que as instituições responsáveis pelo património cultural realizem reproduções das obras e outro material protegido que façam permanentemente parte das suas coleções para fins de conservação, para, por exemplo, fazer face ao problema da obsolescência tecnológica ou da degradação dos suportes originais ou para preservar essas obras e outro material protegido. Tal exceção deverá permitir fazer cópias dos mesmos mediante a ferramenta, o meio ou a tecnologia de conservação adequada, em qualquer formato ou meio, no número necessário, em qualquer momento durante a vida de uma obra ou outro material protegido e na medida do necessário para fins de conservação. Os atos de reprodução levados a cabo por instituições responsáveis pelo património cultural para outros fins que não a conservação de obras e outro material protegido nas suas coleções permanentes deverão continuar a estar sujeitos à autorização dos titulares de direitos, salvo se tal for permitido por outras exceções ou limitações previstas no direito da União.
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(48) Os Estados-Membros deverão assegurar a existência de salvaguardas adequadas, aplicáveis de forma não discriminatória, para proteger os interesses legítimos dos titulares de direitos que não tenham conferido mandato à entidade que oferece a licença.
A fim de justificar os efeitos alargados dos mecanismos, a entidade de gestão deverá, com base em autorizações de titulares de direitos, ser amplamente representativa dos tipos de obras ou outro material protegido e dos direitos que são objeto da licença.
Os Estados-Membros deverão estabelecer os requisitos a satisfazer para que essas entidades sejam consideradas amplamente representativas, tendo em conta a categoria de direitos geridos pela entidade, a capacidade da entidade para gerir os direitos de forma eficaz, o setor criativo em que opera e a questão de saber se a entidade abrange um número significativo de titulares de direitos em relação ao tipo de obras ou outro material protegido que tenham conferido um mandato que autorize a concessão de licenças para o tipo de utilização em causa, nos termos da Diretiva 2014/26/UE.
A fim de proporcionar a segurança jurídica e assegurar a confiança nos mecanismos, os Estados-Membros deverão poder determinar sobre quem recai a responsabilidade legal pelas utilizações autorizadas nos termos do acordo de licença.
Deverá ser garantida a igualdade de tratamento a todos os titulares de direitos cujas obras sejam exploradas ao abrigo da licença, nomeadamente no que respeita ao acesso à informação sobre as licenças e à distribuição das remunerações. As medidas de publicidade deverão ser eficazes durante a vigência da licença e não deverão impor um encargo administrativo desproporcionado aos utilizadores, às entidades de gestão coletiva ou aos titulares de direitos, e sem necessidade de informar individualmente cada titular de direitos.
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(79) Os autores e os artistas intérpretes ou executantes têm, muitas vezes, relutância em fazer valer os seus direitos contra os seus parceiros contratuais perante um órgão jurisdicional.
Os Estados-Membros deverão, portanto, prever um procedimento de resolução alternativa de litígios que trate os pedidos de autores e artistas intérpretes ou executantes ou de quaisquer representantes que ajam em seu nome, relacionados com as obrigações de transparência e o mecanismo de modificação contratual.
Para esse efeito, os Estados-Membros deverão poder criar um novo organismo ou mecanismo, ou recorrer a um existente que satisfaça as condições estabelecidas na presente diretiva, independentemente de esses organismos ou mecanismos emanarem do setor ou serem organismos públicos ou, inclusivamente, fazerem parte do sistema judicial nacional.
Os Estados-Membros deverão ter flexibilidade para decidir sobre a repartição das custas do procedimento de resolução de litígios. Esse procedimento de resolução alternativa de litígios não prejudica o direito das partes de reclamarem e defenderem os seus direitos intentando uma ação em tribunal.
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(86) De acordo com a declaração política conjunta dos Estados-Membros e da Comissão, de 28 de setembro de 2011, sobre os documentos explicativos (18), os Estados-Membros assumiram o compromisso de fazer acompanhar a notificação das suas medidas de transposição, nos casos em que tal se justifique, de um ou mais documentos que expliquem a relação entre os componentes de uma diretiva e as partes correspondentes dos instrumentos nacionais de transposição. Em relação à presente diretiva, o legislador considera que a transmissão desses documentos se justifica,
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