(13) Debe entenderse que las instituciones responsables del patrimonio cultural engloban las bibliotecas y los museos accesibles al público, independientemente del tipo de obras u otras prestaciones que tengan en sus colecciones permanentes, así como los archivos y las instituciones de conservación del patrimonio cinematográfico o sonoro. También debe entenderse que incluyen, entre otros, las bibliotecas nacionales y los archivos nacionales y, en lo que respecta a sus archivos y bibliotecas accesibles al público, los centros de enseñanza, los organismos de investigación y los organismos de radiodifusión del sector público.
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(25) Las instituciones responsables del patrimonio cultural se dedican a la conservación de sus colecciones para las futuras generaciones. Un acto de conservación de una obra u otra prestación de la colección de una institución_responsable_del_patrimonio_cultural puede requerir la reproducción y, en consecuencia, requerir la autorización de los titulares de los derechos correspondientes. Las tecnologías digitales abren nuevas vías para preservar el patrimonio conservado en dichas colecciones, pero también plantean nuevos desafíos. En vista de estos nuevos desafíos, es necesario adaptar el marco jurídico vigente estableciendo una excepción obligatoria al derecho de reproducción para hacer posibles esos actos de conservación por esas instituciones.
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(27) Por tanto, es menester que los Estados miembros establezcan una excepción por la que se autorice a las instituciones responsables del patrimonio cultural a reproducir obras y otras prestaciones que se hallen con carácter permanente en sus colecciones con fines de conservación, por ejemplo para hacer frente a la obsolescencia tecnológica o la degradación de los soportes originales, o para asegurar dichas obras y otras prestaciones. Dicha excepción ha de permitir la realización de copias mediante las herramientas, medios o tecnologías de conservación adecuados, en cualquier formato o medio, en la cantidad necesaria y en cualquier momento de la vida de una obra u otra prestación, y en la medida necesaria para los fines de conservación.
Los actos de reproducción llevados a cabo por las instituciones responsables del patrimonio cultural con fines distintos de la conservación de las obras y otras prestaciones que se hallen en sus colecciones permanentes deben seguir sometidos a la autorización de los titulares de derechos, a menos que estén autorizados por otras excepciones o limitaciones establecidas en el Derecho de la Unión.
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(28) Las instituciones responsables del patrimonio cultural no disponen necesariamente de los medios o los conocimientos técnicos para llevar a cabo por sí mismas los actos necesarios para conservar sus colecciones, especialmente en el entorno digital, por lo que deben poder recurrir a la ayuda de otras instituciones culturales y otros terceros a tal fin.
Por consiguiente, al amparo de esta excepción se debe autorizar a las instituciones responsables del patrimonio cultural a recurrir a terceros que actúen en su nombre y bajo su responsabilidad, incluidos los establecidos en otros Estados miembros, para la realización de copias.
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(30) Las instituciones responsables del patrimonio cultural han de contar con un marco claro para la digitalización y difusión, en particular a través de las fronteras, de las obras u otras prestaciones que se consideran fuera del circuito comercial a efectos de la presente Directiva.
No obstante, dadas las especiales características de las colecciones de obras u otras prestaciones que están fuera del circuito comercial, a lo que se añade el volumen de obras y otras prestaciones incluidas en proyectos de digitalización a gran escala, puede resultar extremadamente difícil obtener la autorización previa de los titulares de derechos individuales. Ello puede deberse, por ejemplo, a la antigüedad de las obras u otras prestaciones, a su limitado valor comercial o al hecho de que nunca estuvieron destinadas a usos comerciales o nunca se explotaron comercialmente.
Por consiguiente, es necesario establecer medidas para facilitar determinados usos de obras y otras prestaciones que están fuera del circuito comercial y se encuentran de forma permanente en las colecciones de instituciones responsables del patrimonio cultural.
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(37) Habida cuenta de la gran variedad de obras y otras prestaciones que poseen las colecciones de las instituciones responsables del patrimonio cultural, es importante que los mecanismos de concesión de licencias y la excepción o limitación establecidos por la presente Directiva estén disponibles y puedan utilizarse en la práctica para diferentes tipos de obras y otras prestaciones, entre ellas las fotografías, los programas informáticos, los fonogramas, las obras audiovisuales y las obras de arte únicas, incluyendo las que en algún momento hayan estado disponibles en el circuito comercial.
Las obras que no han estado nunca en el circuito comercial pueden incluir pósteres, folletos, periódicos de trincheras u obras audiovisuales de aficionados, pero también obras u otras prestaciones no publicadas, sin perjuicio de otros requisitos jurídicos aplicables, como las normas nacionales sobre los derechos morales. Cuando una obra u otra prestación esté disponible en cualquiera de sus distintas versiones, como ediciones posteriores de obras literarias y versiones diferentes de obras cinematográficas, o en cualquiera de sus distintas manifestaciones, como los formatos digital e impreso de una misma obra, no debe considerarse que esa obra u otra prestación está fuera del circuito comercial.
A la inversa, la disponibilidad comercial de adaptaciones, incluidas otras versiones lingüísticas o adaptaciones audiovisuales de una obra literaria, no debe impedir que una obra u otra prestación en una lengua determinada se considere que está fuera del circuito comercial.
Atendiendo a las particularidades de los distintos tipos de obras y otras prestaciones en lo que respecta a los modos de publicación y distribución y a fin de facilitar la utilización de esos mecanismos, pueden tener que establecerse requisitos y procedimientos específicos para la aplicación práctica de esos mecanismos de licencia, como el requisito de que haya transcurrido un determinado período de tiempo desde que la obra u otra prestación estuvo por primera vez comercialmente disponible.
Es conveniente que los Estados miembros consulten a los titulares de derechos, a las instituciones responsables del patrimonio cultural y a las entidades de gestión colectiva al establecer dichos requisitos y procedimientos.
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(40) Las instituciones responsables del patrimonio cultural y las entidades de gestión colectiva contratantes seguir teniendo la facultad de llegar a un acuerdo sobre el alcance territorial de la licencia, incluyendo la opción de cubrir todos los Estados miembros, el canon de licencia y los usos autorizados. Los usos que comprendan esas licencias no deben tener fines lucrativos, tampoco cuando una institución_responsable_del_patrimonio_cultural distribuye copias, como en el caso de material publicitario para una exposición.
Al mismo tiempo, dado que la digitalización de las colecciones de las instituciones responsables del patrimonio cultural puede suponer inversiones considerables, las licencias concedidas en el marco del mecanismo establecido en la presente Directiva no han de impedir que las instituciones responsables del patrimonio cultural sufraguen los costes de la licencia y los costes de digitalización y difusión de las obras u otras prestaciones amparadas por la licencia.
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