(22) La utilización de las obras u otras prestaciones al amparo de la excepción o limitación únicamente a efectos de ilustración con fines educativos establecida en la presente Directiva debe tener lugar exclusivamente en el contexto de las actividades de enseñanza y aprendizaje realizadas bajo la responsabilidad de los centros de enseñanza, en particular durante la realización de exámenes o actividades de enseñanza que tengan lugar fuera de las instalaciones de los centros de enseñanza, por ejemplo, en un museo, una biblioteca u otra institución_responsable_del_patrimonio_cultural, y debe limitarse a lo estrictamente necesario para los fines de tales actividades. La excepción o limitación debe comprender tanto los usos de obras y otras prestaciones en las aulas u otros lugares a través de medios digitales, como pizarras electrónicas o dispositivos digitales que pueden estar conectados a internet, como los usos a distancia a través de entornos electrónicos seguros, como en el contexto de los cursos en línea o el acceso a material educativo que complementa un curso concreto. Debe entenderse por entornos electrónicos seguros los entornos digitales de enseñanza y aprendizaje cuyo acceso está limitado al personal docente de un centro de enseñanza y a los alumnos o estudiantes matriculados en un programa de estudios, en particular mediante procedimientos de autentificación adecuados que incluyan una autentificación basada en una contraseña.
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(35) Deben existir salvaguardias adecuadas para todos los titulares de derechos, quienes deben tener la posibilidad de excluir la aplicación de los mecanismos de licencia y de la excepción o limitación introducida por la presente Directiva para el uso de obras u otras prestaciones que están fuera del circuito comercial, en relación con todas sus obras u otras prestaciones, en relación con todas las licencias o todos los usos amparados por la excepción o limitación, en relación con obras u otras prestaciones concretas, o en relación con licencias o usos concretos al amparo de la excepción o limitación, en cualquier momento antes o durante el período de vigencia de la licencia o antes o durante los usos al amparo de la excepción o limitación.
Las condiciones vinculadas a estos mecanismos de licencia no han de afectar a su relevancia práctica para las instituciones responsables del patrimonio cultural.
Es importante que, cuando un titular de derechos excluya la aplicación de esos mecanismos o de esa excepción o limitación a una o varias obras u otras prestaciones, se ponga fin dentro de un plazo de tiempo razonable a los usos actuales y que, cuando tengan lugar al amparo de una licencia colectiva, la entidad de gestión colectiva, una vez informada, deje de expedir licencias para los usos de que se trate.
Esa exclusión aplicada por los titulares de derechos no debe afectar a sus reclamaciones de remuneración por el uso efectivo de la obra u otra prestación objeto de la licencia.
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(41) A la información sobre el uso actual y futuro de las obras y otras prestaciones que están fuera del circuito comercial por parte de las instituciones responsables del patrimonio cultural sobre la base de la presente Directiva y las disposiciones vigentes para todos los titulares de derechos a fin de excluir la aplicación a sus obras u otras prestaciones de licencias o de la excepción o limitación, se le debe dar la publicidad adecuada, tanto antes como durante el uso al amparo de una licencia o de la excepción o limitación, según proceda.
Esa publicidad es especialmente importante en el caso de los usos transfronterizos en el mercado interior.
Por consiguiente, resulta adecuado disponer la creación de un único portal en línea públicamente accesible para toda la Unión a fin de poner dicha información a disposición pública durante un período de tiempo suficiente antes de que tenga lugar el uso. Dicho portal debe facilitar a los titulares de derechos la exclusión de la aplicación de licencias o de la excepción o limitación a sus obras u otras prestaciones. En virtud del Reglamento (UE) n.o 386/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (11), la Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea se encarga de determinadas tareas y actividades, financiadas con sus propios recursos presupuestarios y que tienen por objeto facilitar y apoyar las actividades de las autoridades nacionales, el sector privado y las instituciones de la Unión en la lucha contra la vulneración de los derechos de propiedad intelectual, incluyendo su prevención.
Conviene por tanto encomendar a esa Oficina el establecimiento y la gestión del portal que facilite esa información.
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(52) Con el fin de facilitar la concesión de licencias de derechos sobre obras audiovisuales a los servicios de vídeo a la carta, se debe obligar a los Estados miembros a establecer un mecanismo de negociación que permita a las partes que deseen celebrar un acuerdo recurrir a la ayuda de un organismo imparcial o de uno o varios mediadores. Para ello, se ha de permitir a los Estados miembros crear un nuevo organismo o recurrir a uno ya existente que cumpla las condiciones establecidas por la presente Directiva.
Los Estados miembros han de poder designar a uno o varios organismos competentes o mediadores. El organismo o los mediadores deben reunirse con las partes y ayudar en las negociaciones aportando asesoramiento profesional, imparcial y externo. Si una negociación implica a partes de distintos Estados miembros y esas partes deciden recurrir al mecanismo de negociación, esas partes deben ponerse de acuerdo de antemano sobre el Estado miembro competente.
El organismo o los mediadores podrían reunirse con las partes para facilitar el inicio de las negociaciones o bien durante las negociaciones con el fin de facilitar la celebración de un acuerdo. La participación en ese mecanismo de negociación y la posterior celebración de acuerdos deben ser voluntarias y no deben afectar a la libertad contractual de las partes. Los Estados miembros deben poder decidir libremente cuál ha de ser el funcionamiento concreto del mecanismo de negociación, incluyendo el calendario y duración de la asistencia a las negociaciones y el reparto de costes. Los Estados miembros deben velar por que las cargas administrativas y financieras sean proporcionadas a fin de garantizar la eficiencia del mecanismo de negociación.
Sin estar obligados a ello, los Estados miembros deberían alentar el diálogo entre las entidades representativas.
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