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(13) Als Einrichtungen des kulturellen Erbes sollten öffentlich zugängliche Bibliotheken und Museen unabhängig von der Art der dauerhaft in ihren Sammlungen befindlichen Werke oder sonstigen Schutzgegenstände sowie Archive und im Bereich des Film- oder Tonerbes tätige Einrichtungen gelten.

  Als solche sollten unter anderem auch Nationalbibliotheken und Nationalarchive gelten sowie die Archive und die öffentlich zugänglichen Bibliotheken von Bildungseinrichtungen, Forschungsorganisationen und öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten.

(38) Wenn bestimmt wird, ob Werke oder sonstige Schutzgegenstände vergriffen sind, sollte vertretbarer Aufwand zu betreiben sein, um ihre öffentliche Verfügbarkeit über die üblichen Vertriebswege zu bewerten, wobei den Besonderheiten des jeweiligen Werks oder anderen Schutzgegenstands oder der jeweiligen Werke oder anderen Schutzgegenstände Rechnung zu tragen ist.

  Die Mitgliedstaaten sollten festlegen dürfen, wer dafür verantwortlich ist, diesen vertretbaren Aufwand auf sich zu nehmen.

  Der vertretbare Aufwand sollte keine sich im Laufe der Zeit wiederholenden Handlungen umfassen müssen, doch sollte allen leicht zugänglichen Nachweisen für die bevorstehende Verfügbarkeit von Werken oder sonstigen Schutzgegenständen über die üblichen Vertriebswege Rechnung getragen werden.

  Eine Bewertung der einzelnen Werke sollte nur dann erforderlich sein, wenn das im Hinblick auf die Verfügbarkeit einschlägiger Informationen, die Wahrscheinlichkeit der kommerziellen Verfügbarkeit und die erwarteten Transaktionskosten als vertretbar erachtet wird.

  Die Überprüfung der Verfügbarkeit eines Werks oder anderen Schutzgegenstands sollte in der Regel in dem Mitgliedstaat stattfinden, in dem die Einrichtung_des_Kulturerbes ihren Sitz hat, es sei denn, eine grenzüberschreitende Überprüfung wird als vertretbar erachtet, etwa in Fällen, in denen leicht verfügbare Informationen darüber vorliegen, dass ein literarisches Werk in einer bestimmten Sprachfassung in einem anderen Mitgliedstaat erstmals veröffentlicht wurde.

  In vielen Fällen ließe sich mittels eines verhältnismäßigen Verfahrens wie der Erhebung von Stichproben bestimmen, ob Werke oder sonstige Schutzgegenstände als vergriffen einzustufen sind.

  Die begrenzte Verfügbarkeit von Werken oder sonstigen Schutzgegenständen, z. B.

  die Verfügbarkeit in Gebrauchtwarenläden, oder die theoretische Möglichkeit, dass eine Lizenz für ein Werk oder einen anderen Schutzgegenstand erhalten werden könnte, sollte nicht als öffentliche Verfügbarkeit über die üblichen Vertriebswege gelten.

(41) Informationen über die laufende und künftige Nutzung vergriffener Werke und sonstiger Schutzgegenstände durch Einrichtungen des Kulturerbes gemäß dieser Richtlinie sowie über die geltenden Regelungen, die es Rechteinhabern ermöglichen, die Erteilung von Lizenzen für oder die Anwendung der Ausnahme oder Beschränkung auf ihre Werke und sonstigen Schutzgegenstände auszuschließen, sollten je nach Sachlage vor und während der Nutzung im Rahmen einer Lizenz oder im Rahmen einer Ausnahme oder Beschränkung in angemessener Form bekannt gemacht werden.

  Vor allem bei grenzüberschreitenden Nutzungen im Binnenmarkt ist das besonders wichtig.

  Daher sollten Vorkehrungen für die Einrichtung eines zentralen und öffentlich zugänglichen Online-Portals für die Union getroffen werden, damit der Öffentlichkeit diese Informationen in einer angemessenen Frist bekannt gegeben werden, bevor die Nutzung erfolgt.

  Ein derartiges Portal sollte es Rechteinhabern erleichtern, die Erteilung von Lizenzen für oder die Anwendung der Ausnahmen oder Beschränkungen auf ihre Werke oder sonstigen Schutzgegenstände auszuschließen.

  Gemäß der Verordnung (EU) Nr. 386/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates (11) ist das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum mit bestimmten Aufgaben und Aktivitäten betraut, die es aus eigenen Haushaltsmitteln finanziert und mit denen das Ziel verfolgt wird, die Aktivitäten nationaler Behörden, der Privatwirtschaft und der Organe der Union bei der Verhinderung und bei der Bekämpfung der Verletzung der Rechte geistigen Eigentums zu fördern und zu unterstützen.

  Daher sollte dieses Amt mit der Einrichtung und der Verwaltung des Portals betraut werden, auf dem diese Informationen bekannt gegeben werden.